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Solutions · Automatisation des factures

Automatisation des factures pour l'ERP que vous utilisez déjà

Nous connectons l'automatisation des factures au système comptable ou à l'ERP que votre équipe utilise déjà : factures captées depuis les e-mails, PDF, XML et documents papier numérisés, données extraites et validées, écritures comptabilisées et rapprochées. Nous sommes la couche d'intégration, pas un énième éditeur de logiciel de traitement des factures vers lequel il faudrait migrer.

Comment ça marche
Au comptoir d'un magasin, un employé ajoute un produit sur une caisse tactile pendant que l'ordinateur portable à côté affiche un tableau de bord des ventes

Votre équipe saisit-elle deux fois la même facture ?

Les factures arrivent par e-mail, en PDF, en fichier XML ou en photo d'une page imprimée. Quelqu'un les ouvre une à une, saisit les montants dans un tableur, puis les ressaisit dans l'ERP. L'ERP n'est pas en cause : le problème, c'est tout ce qui se passe avant que les données n'y arrivent. Ce trajet, de la boîte de réception à l'écriture comptable, c'est ce que nous automatisons, sans remplacer le système en lequel votre équipe financière a déjà confiance.

  • La même facture saisie deux fois : de la boîte mail vers un tableur, puis du tableur vers l'ERP.
  • Des fautes de frappe dans les montants, les numéros d'identification fiscale ou les numéros de bon de commande, qui transforment le rapprochement de fin de mois en chasse manuelle.
  • Des validations qui vivent dans des conversations WhatsApp et des e-mails transférés, sans trace de qui a approuvé quoi.
  • Des fournisseurs qui appellent pour un paiement que personne ne retrouve, parce que la facture n'est jamais entrée dans aucun système.

Automatisation des comptes fournisseurs

Des services d'automatisation des comptes fournisseurs construits autour de vos systèmes actuels

Réception des factures par tous les canaux

Un point d'entrée unique pour les factures reçues par e-mail, portail fournisseur, dossier partagé ou scanner.

  • Boîte dédiée qui classe elle-même les pièces jointes
  • PDF, XML, images et papier numérisé
  • Doublons signalés avant d'arriver en comptabilité

Traitement OCR des factures et extraction des données

Une extraction des données de facture qui relève fournisseur, numéro d'identification fiscale, lignes, taxes et totaux, quelle que soit la mise en page du document.

  • OCR adapté aux formats de vos fournisseurs récurrents
  • Extraction au niveau de chaque ligne, pas seulement du total
  • Un score de confiance sur chaque champ lu

Comptabilisation dans votre ERP ou système comptable

Les données extraites arrivent là où elles doivent être : votre ERP, votre logiciel comptable ou le tableur dans lequel vous travaillez encore.

  • Connecteurs par API, base de données ou échange de fichiers
  • Votre plan comptable et vos centres de coûts respectés
  • Aucun changement dans la façon dont votre équipe clôture le mois

Validation, approbations et rapprochement

Rapprochement avec les bons de commande, règles de tolérance et piste d'approbation centralisée au même endroit plutôt que dans une conversation.

  • Rapprochement à trois voies : facture, bon de commande et réception des marchandises
  • Approbations acheminées selon le montant, le centre de coûts ou le fournisseur
  • Rapprochement automatique avec les paiements et les relevés

Situations typiques

À quoi cela ressemble en production

Commerce de détail et distribution (Chili)

Pain

Des ventes facturées dans un système et déclarées à l'administration fiscale dans un autre, ressaisies à la main chaque jour.

Solución

Une facturation électronique branchée directement sur le SII : documents émis depuis le système dans lequel l'entreprise travaille déjà, reçus et rapprochés automatiquement.

Facturation électronique connectée au SII, en production

Services B2B

Pain

Intégration des fournisseurs et des clients éparpillée entre e-mails, tableurs et vérification manuelle des documents.

Solución

Portail documentaire avec dépôt, extraction et validation automatique avant que quoi que ce soit n'arrive en comptabilité.

Intégration 3× plus rapide

E-commerce

Pain

Commandes, stocks et factures répartis dans trois endroits différents : ce que la boutique promettait et ce que l'ERP facturait concordaient rarement.

Solución

Boutique synchronisée avec l'ERP : stocks, prix et facturation circulent dans un seul sens, automatiquement.

+22 % de paniers récupérés

FAQ

Ce que les équipes financières demandent avant de commencer

Remplacez-vous notre ERP ou notre système comptable ?

Non, et c'est tout l'intérêt : nous nous intégrons à ce que vous utilisez déjà. Votre équipe continue de clôturer le mois dans le même système, avec le même plan comptable et les mêmes rapports. Ce qui change, c'est que les données y arrivent déjà captées, validées et rapprochées, au lieu d'être saisies à la main. Si votre ERP dispose d'une API, nous l'utilisons ; s'il n'accepte que des imports de fichiers ou une connexion à la base de données, nous travaillons avec cela. Nous n'avons aucune licence à vous vendre, donc aucune raison de vous pousser hors d'un système qui fonctionne déjà.

Quels formats de facture pouvez-vous traiter ?

Les PDF, numériques comme numérisés ; les fichiers XML de facturation électronique ; les factures reçues en pièce jointe ou dans le corps même de l'e-mail ; et les originaux papier une fois passés au scanner. Avec les formats structurés comme le XML, l'extraction est exacte. Avec les PDF et les scans, nous combinons l'OCR et des règles de validation, et nous l'ajustons sur vos fournisseurs récurrents, là où se concentre généralement l'essentiel du volume.

Gérez-vous la facturation électronique et l'intégration avec l'administration fiscale ?

Oui. Au Chili, nous nous intégrons directement au SII : émission de DTE — boletas et facturas — depuis le système dans lequel l'entreprise travaille déjà, réception des documents fournisseurs avec leurs accusés de réception, et rapprochement automatique des deux côtés. Cela comprend le processus de certification que le SII exige avant de pouvoir émettre en production. Dans les autres pays, nous nous connectons de la même manière au prestataire ou à l'autorité locale de facturation électronique : comme une couche d'intégration au-dessus de vos systèmes existants, et non en remplacement.

Quelle est la précision de l'OCR, et qui la contrôle ?

Cela dépend du document : un XML structuré est lu exactement, un PDF numérique propre est lu de façon très fiable, et la photo d'un imprimé froissé est le cas difficile. C'est pourquoi nous ne concevons jamais un flux qui suppose que la machine a toujours raison. Chaque champ extrait porte un score de confiance, et tout ce qui passe sous le seuil — ou toute facture qui échoue à une règle de validation, comme un total qui ne correspond pas au bon de commande — est confié à une personne pour vérification avant la comptabilisation. Les humains restent dans la boucle exactement là où le jugement est nécessaire ; ce qu'ils cessent de faire, c'est ressaisir tout ce qui n'a jamais été ambigu.

Combien coûte l'automatisation du traitement des factures et comment établissez-vous le devis ?

Nous établissons le devis selon le périmètre, sans deviner les volumes de factures. L'audit gratuit de 30 minutes sert à cartographier la façon dont les factures vous parviennent aujourd'hui, le nombre de fournisseurs concernés et les systèmes à connecter ; sous 48 heures, vous recevez une proposition écrite avec le périmètre et un coût fixe par phase, de sorte que vous savez ce que coûte chaque livraison avant qu'elle ne commence. Ce qui fait varier le chiffre : le nombre de formats et de canaux à couvrir, l'ouverture de votre ERP à l'intégration, et l'inclusion ou non de l'intégration avec l'administration fiscale. Les déploiements plus importants sont découpés en phases où vous pouvez vous arrêter à la fin de chacune.

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