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Soluções · Automação de faturas

Automação de faturas no ERP que a sua empresa já usa

Conectamos a automação de faturas ao ERP ou ao sistema contábil que a sua equipe já opera: faturas capturadas de e-mail, PDF, XML e digitalizações, dados extraídos e validados, lançamentos gerados e conciliados. Somos a camada de integração, não mais um sistema para o qual você precise migrar.

Como funciona
No balcão de uma loja, uma pessoa lança um produto no tablet enquanto o notebook ao lado mostra o painel de vendas

A sua equipe digita a mesma fatura duas vezes?

As faturas chegam por e-mail, em PDF, em XML ou como foto de um papel. Alguém abre uma por uma, digita os valores em uma planilha e depois digita tudo de novo no ERP. Não há nada de errado com o ERP — o problema é tudo o que acontece antes de o dado chegar até ele. Esse trecho, do e-mail até o lançamento contábil, é o que automatizamos, sem trocar o sistema em que a sua área financeira já confia.

  • A mesma fatura digitada duas vezes: do e-mail para a planilha, e da planilha para o ERP.
  • Erros de digitação em valores, CNPJ ou número do pedido de compra que transformam o fechamento do mês em uma caça manual.
  • Aprovações espalhadas por conversas de WhatsApp e e-mails encaminhados, sem registro de quem aprovou o quê.
  • Fornecedores ligando por um pagamento que ninguém consegue rastrear, porque a fatura nunca entrou em sistema nenhum.

O que construímos

O circuito completo da fatura, conectado aos sistemas que você já tem

Recebimento de faturas por qualquer canal

Um único ponto de entrada para as faturas que chegam por e-mail, portal do fornecedor, pasta compartilhada ou scanner.

  • Caixa dedicada que arquiva os anexos sozinha
  • PDF, XML, imagens e papel digitalizado
  • Duplicidades sinalizadas antes de chegar à contabilidade

Leitura por OCR e extração de dados

Lemos fornecedor, CNPJ, itens, impostos e totais direto do arquivo, no layout em que ele vier.

  • OCR ajustado aos formatos dos seus fornecedores recorrentes
  • Extração item a item, não apenas o total
  • Nível de confiança em cada campo lido

Lançamento no seu ERP ou sistema contábil

O dado extraído vai parar onde deve: no seu ERP, no seu sistema contábil ou na planilha em que a equipe ainda trabalha.

  • Conectores por API, banco de dados ou troca de arquivos
  • Seu plano de contas e seus centros de custo respeitados
  • Sem mudar a forma como a equipe fecha o mês

Validação, aprovações e conciliação

Conferência com o pedido de compra, regras de tolerância e um histórico de aprovações que vive em um só lugar, e não em um chat.

  • Cruzamento de fatura, pedido de compra e recebimento
  • Aprovações roteadas por valor, centro de custo ou fornecedor
  • Conciliação automática com pagamentos e extratos

Situações típicas

Como isso fica em produção

Varejo e distribuição (Chile)

Pain

Vendas faturadas em um sistema e declaradas ao órgão fiscal em outro, redigitadas à mão todos os dias.

Solución

Faturamento eletrônico ligado direto ao SII: os documentos são emitidos a partir do sistema em que o negócio já opera, recebidos e conciliados sozinhos.

Faturamento eletrônico conectado ao SII, em produção

Serviços B2B

Pain

Cadastro de clientes e fornecedores espalhado entre e-mails, planilhas e conferência manual de documentos.

Solución

Portal de documentos com envio, extração e validação automática antes de qualquer coisa chegar à contabilidade.

Onboarding 3× mais rápido

E-commerce

Pain

Pedidos, estoque e faturas em três lugares diferentes: o que a loja prometia e o que o ERP faturava quase nunca batiam.

Solución

Loja sincronizada com o ERP: estoque, preços e faturamento andando em uma única direção, automaticamente.

+22% de carrinhos recuperados

Perguntas frequentes

O que perguntam antes de começar

Preciso trocar o meu ERP ou o meu sistema contábil?

Não, e é justamente esse o ponto: nos integramos ao que você já usa. Sua equipe continua fechando o mês no mesmo sistema, com o mesmo plano de contas e os mesmos relatórios. O que muda é que o dado chega lá já capturado, validado e conferido, em vez de digitado à mão. Se o seu ERP tem API, usamos a API; se ele só aceita importação de arquivos ou conexão ao banco de dados, trabalhamos com isso. Não temos licença própria para vender, então não temos motivo nenhum para tirar você de um sistema que já funciona.

Quais formatos de fatura vocês processam?

PDFs, digitais e digitalizados; arquivos XML de documentos eletrônicos; faturas que chegam como anexo ou no próprio corpo do e-mail; e papel, assim que passa pelo scanner. Em formatos estruturados como XML a extração é exata. Em PDFs e digitalizações combinamos OCR com regras de validação, e afinamos o resultado com os seus fornecedores recorrentes, que costumam concentrar a maior parte do volume.

Vocês fazem integração com o faturamento eletrônico e com o órgão fiscal?

Sim. No Chile integramos direto com o SII: emissão de DTE — boletas e faturas — a partir do sistema em que o negócio já opera, recebimento dos documentos dos fornecedores e conciliação automática dos dois lados, incluindo o processo de certificação exigido antes de emitir em produção. Em outros países conectamos da mesma forma ao provedor de documentos eletrônicos ou ao órgão local: como camada de integração sobre os seus sistemas, e não como substituto deles.

Qual é a margem de erro do OCR e quem confere?

Depende do documento: um XML é lido de forma exata, um PDF digital limpo é lido com muita precisão, e a foto de um papel amassado é o caso difícil. Por isso nunca desenhamos um fluxo que presuma que a máquina sempre acerta. Cada campo extraído carrega um nível de confiança, e tudo o que fica abaixo do limite — ou qualquer fatura que quebre uma regra de validação, como um total que não bate com o pedido de compra — vai para revisão de uma pessoa antes de ser lançado. O julgamento humano continua onde é necessário; o que deixa de existir é a digitação de tudo aquilo que nunca teve ambiguidade.

Quanto custa automatizar o processamento de faturas e como vocês orçam?

Orçamos por escopo, não chutando volumes. A auditoria gratuita de 30 minutos serve para mapear como as faturas chegam hoje, quantos fornecedores estão envolvidos e quais sistemas precisam ser conectados; em até 48 horas você recebe uma proposta escrita com escopo e custo fechado por fase, de modo que sabe quanto custa cada entrega antes de começar. O que move o número: quantos formatos e canais precisamos cobrir, o quanto o seu ERP está aberto a integração e se a integração com o órgão fiscal entra no escopo. Implantações maiores são divididas em fases que você pode interromper ao final de qualquer uma.

Pronto para impulsionar o desempenho da sua empresa?

Vamos conversar sobre como construí-lo juntos. Sem compromisso.

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